02.05 — Reporte de Diligencias
Formulario: Reporte de Diligencias
Módulo: Gestión Operativa de Supervisión
Departamento Responsable: Operaciones / Supervisión
Fase PHVA: Hacer / Verificar
Norma ISO 9001:2015: 8.5.1 Control de la provisión del servicio
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Justifica las comisiones fuera de la ruta ordinaria: banco, gestión administrativa, apoyo legal o de seguridad, con categoría, relato, ubicación y foto del soporte.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Cualquier desvío de la patrulla (ventanilla, notaría, apoyo a un puesto, entrega de documentos).
- Cuándo: Por evento, cada vez que se ordena o se ejecuta una diligencia.
- Quién lo llena: Supervisor u enlace de operaciones, desde la 02.01 Minuta Electrónica de Supervisores.
- Qué evita: Supervisores que “desaparecen” del mapa, combustible sin soporte y huecos en la cobertura de puestos.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»Se abre desde la Minuta cuando la Central o Dirección desvía la ruta. No queda como tarea para otro rol: el mismo supervisor tipifica, describe, marca el sitio, fotografía el recibido y firma.
Identifica el puesto o cliente beneficiario (chip, código o cascada), elige categoría y tipo, escribe la observación (hasta 590 caracteres), indica si intervino un tercero, captura la ubicación en el sitio de la gestión (precisión de 50 m o mejor) y adjunta la evidencia.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Encargado | Cédula; nombre y cargo | Manual si no está en el directorio | Sí |
| Diligencia | Categoría y tipo (bancaria, administrativa, legal, de puesto u otra) | — | Sí |
| Observación | Relato de la comisión | Máximo 590 caracteres | Sí |
| Tercero | Si intervino un tercero; nombre | El nombre si responde que sí | Sí |
| Puesto | Chip o código; si falta, cliente → operación → puesto | Confirmar los datos del predio | Sí |
| Ubicación | Coordenadas en el lugar de la gestión | Precisión de 50 m o mejor | Sí |
| Evidencia | Foto del soporte, radicado o recibido | — | Sí |
| Cierre | Firma del supervisor | — | Sí |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 02.01 Minuta Electrónica de Supervisores; 01.02 Directorio de Trabajadores; 01.03.1 Directorio de Clientes; 01.04 Directorio de Puestos; 01.05.0 Directorio de QR o NFC.
- Alimenta o dispara: Justificación de tiempo fuera de ruta para Central y Dirección.
- En el mapa del módulo: Paso 3 — evento del turno.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Diligencias por categoría; tiempo de la patrulla fuera de puestos.
- Documento / PDF: Reporte de diligencia con mapa, foto y firma.
- Tablero: Huecos de cobertura vs comisiones justificadas.
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: Cada kilómetro fuera de ruta tiene categoría, GPS y foto, no un mensaje de “estoy en una diligencia”.
- Dolor que elimina: La patrulla que no aparece y no deja rastro de por qué.
- Características destacadas:
- Categoría y tipo homologados.
- Ubicación en el sitio de la gestión.
- Foto del radicado o del apoyo prestado.