10.3.2 — Hallazgos de condiciones inseguras (Gestión)
Formulario: Hallazgos de condiciones inseguras — Gestión
Módulo: Gestión SGSST Dirección
Departamento Responsable: SGSST (Administrador SGSST)
Fase PHVA: Verificar / Actuar
Norma ISO 9001:2015: 9.1 Seguimiento, 10.2 No conformidad (ISO 45001 10.2 acciones y seguimiento)
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Gestiona el hallazgo abierto en 10.3.1: recapitula clasificación y evidencias, dictamina tipo de gestión y categoría de recomendación, adjunta evidencias de acción y fija el estado.
- Gestión realizada o gestión denegada cierran el hallazgo.
- Gestión pendiente hace que quede otra tarea pendiente para Administrador SGSST (plazo 5 días) sobre el mismo seguimiento, hasta que deje de pender.
No comparte libro con 10.3.1. El patrón de bucle es el mismo que 10.1.2.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Bandeja del Administrador SGSST.
- Cuándo: Primera gestión en 5 días; seguimientos cada 5 días mientras penda.
- Quién lo llena: Gestor SGSST.
- Qué evita: Hallazgos fotografiados que nadie cierra; acciones sin categoría; reincidencia sin aging.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»Llega como tarea pendiente desde 10.3.1 (o como reapertura si quedó pendiente), con alerta, factor GTC 45, foto y narrativa ya cargados. El gestor se identifica, elige cómo actúa, clasifica la recomendación, escribe observaciones, adjunta evidencias de acción y marca el estado.
El correo de notificación al puesto es obligatorio solo si la gestión es correo electrónico al cliente o reunión con el cliente.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Gestor | Cédula (6 a 10 dígitos), nombre y cargo | Aviso si no está en el directorio | Sí |
| Recapitulación | Alerta, factor GTC 45, hallazgos, nivel, sector, narrativa y foto de campo | Viene de 10.3.1 | — |
| Dictamen | Solicitud al departamento encargado, correo al cliente, reunión con el cliente u otra | — | Sí |
| Recomendación | Detectiva, preventiva, correctiva o de mejora | — | Sí |
| Observaciones | Texto de gestión (máx. 700) y nota interna | — | Gestión: sí |
| Evidencias de acción | Hasta dos fotos | No obligatorias | No |
| Estado | Gestión pendiente, realizada o denegada | Solo pendiente reabre la bandeja | Sí |
| Notificación y cierre | Correo si la gestión es correo o reunión; firmas de apertura y del gestor | Correo solo en esos dos tipos | Firma del gestor: sí |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 10.3.1 Hallazgos de condiciones inseguras; 01.02 Directorio de Trabajadores (gestor).
- Alimenta o dispara: Cierra el plazo o se reabre a sí misma mientras el estado sea gestión pendiente (5 días).
- En el mapa del módulo: Paso 4 — gestión y bucle de hallazgo.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Abiertas vs cerradas por estado; aging 5 + 5 días; mix de recomendación vs nivel de apertura; tiempo de cierre de hallazgos alto / muy alto. Una fila por hallazgo.
- Documento / PDF: Gestión del hallazgo con dictamen y firmas.
- Tablero: Panel SGSST en desarrollo.
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: Cada condición insegura tiene dueño SGSST, categoría de control y fecha de reapertura si no cerró.
- Dolor que elimina: El hallazgo de revista que se queda en la foto del supervisor.
- Características destacadas:
- Mismo patrón de bucle que el AT-IT: solo «pendiente» reabre.
- Correo al puesto solo cuando la gestión es correo o reunión con el cliente.