15.02.04 — Control de llamadas a citación
Formulario: Registro de Control de llamadas a citación
Módulo: Gestión Recursos Humanos · Reclutamiento
Departamento Responsable: Gestión Humana / Reclutamiento
Fase PHVA: Hacer
Norma ISO 9001:2015: 8.5.1 Control de la provisión, 8.5.2 Identificación y trazabilidad, 7.1.2 Personas
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Registra cada intento de citación telefónica contra una convocatoria Activa: resuelve el contacto (banco de HV, directorio de trabajadores o captura nueva), marca si hubo contacto y si confirma asistencia, agenda fecha y hora y deja listo el correo de notificación.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Visible en GH.
- Cuándo: Por llamada / intento (cada envío es un registro).
- Quién lo llena: Encargado GH.
- Qué evita: Citas “de WhatsApp” sin bitácora; teléfonos dañados sin motivo; correo incorrecto el día de la entrevista.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»GH se identifica, elige una convocatoria activa (ve cargo, cupos y prerrequisitos), busca al citado por cédula (HV o directorio; si no está, lo captura) y marca el resultado: no contestó / dañado; o sí contestó y confirma o rechaza la cita. Si confirma, agenda y verifica el correo. Desde el dispositivo puede marcar el número. No queda como tarea pendiente.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Encargado GH | Cédula, nombre y cargo | 6 a 10 dígitos | Sí |
| Convocatoria | Solo las Activas | Precarga cargo, cupos y perfil | Sí |
| Citado | Cédula; nombre, correo y teléfono de HV o del directorio | Si no está, captura nombre, correo y teléfono | Sí |
| Resultado | ¿Contestó? | Si no: dañado o no contesta | Sí |
| Cita | ¿Confirma asistencia? Fecha y hora | Solo si hubo contacto y confirma | Sí, si aplica |
| Correo | Confirmar o corregir el email de citación | — | Sí, si confirma |
| Rechazo | Motivo (enfermedad, compromisos, horario, distancia, asuntos personales, seguridad u otro) | Si no confirma | Sí, si aplica |
| Observación | Nota | Si hubo contacto | No |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 15.02.03 Convocatoria (activas); 15.02.01 Hojas de vida; 01.02 Directorio de Trabajadores.
- Alimenta o dispara: Agenda de 15.02.05 / 15.02.06.
- En el mapa del módulo: Paso 4 — citación.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Tasa de contacto y de confirmación; mix de motivos; intentos vs cupos; citas del día.
- Documento / PDF: Constancia de la llamada y de la cita.
- Tablero: Panel de reclutamiento (en desarrollo).
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: Cada llamada a un aspirante queda con motivo, cita y correo verificable.
- Dolor que elimina: “Le marqué y no contestó” sin rastro; citas perdidas por email mal digitado.
- Características destacadas:
- Marcación desde el dispositivo.
- Fallback HV → nómina → captura nueva.
- Solo convocatorias activas.