07.02.1 — Visita a Clientes
Formulario: Visita a Clientes
Módulo: Gestión Operativa Dirección / Ejecutivos
Departamento Responsable: Dirección / Comercial / Relación con el cliente
Fase PHVA: Hacer / Actuar
Norma ISO 9001:2015: 8.2.1 Comunicación con el cliente, 8.5.1 Control de la provisión, 10.2 Acciones de seguimiento
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Acta digital de visita al cliente (presencial o virtual): motivo, temas tratados, compromisos con responsable y fecha, evidencias, agenda de visita posterior y doble firma (ejecutivo + contacto del cliente). Declara si el contrato aplica servicio canino.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Sedes del cliente o reuniones virtuales de seguimiento.
- Cuándo: Por visita (seguimiento, novedad, queja u otro).
- Quién lo llena: Ejecutivo, desde la 07.01 Minuta Electrónica de Ejecutivos.
- Qué evita: Acuerdos de pasillo, quejas sin acta, compromisos sin dueño ni fecha.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»Se abre desde la minuta de ejecutivos. Identifica el puesto (chip, código o cascada), captura la ubicación, elige tipo de reunión y motivo, lista temas y compromisos, toma fotos y cierra con el contacto del cliente. La firma del cliente solo se pide si la reunión es presencial.
La 07.02.2 Encuesta de Satisfacción de Servicio cierra el ciclo de percepción: el acta registra acuerdos; la encuesta, el puntaje. No queda como tarea para otro rol: el seguimiento son los propios compromisos con fecha y, si aplica, la nueva visita.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Puesto | Cascada o chip/código; ubicación | Bloquea si el puesto está vencido | Sí |
| Tipo de reunión | Presencial o virtual | Firma del cliente solo si es presencial | Sí |
| Motivo | Seguimiento, novedad, queja u otro | Si es otro, describe el motivo | Sí |
| Servicio canino | Aplica o no aplica | Cruce comercial con el módulo canino | Sí |
| Temas | Cantidad y lista de temas tratados | — | Sí |
| Compromisos | Responsable (empresa, cliente u otro), área si es la empresa, fecha | Áreas: Operaciones, Comercial, Gestión Humana, Administración, Caninos | Sí |
| Notas extra | Observaciones adicionales | Lista | Sí |
| Visita posterior | Si se agenda otra; tipo (tecnología, capacitación, poligrafía, comercial, operaciones u otro) | Tipos si responde que sí | Sí |
| Contacto del cliente | Nombre, cargo, correo y firma | Firma táctil si es presencial y hay nombre y cargo | Sí |
| Evidencias | Foto 1; foto 2 opcional | Foto 1 siempre | Sí |
| Cierre | Firma del ejecutivo | — | Sí |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 01.04 Directorio de Puestos; 01.03.1 Directorio de Clientes; 01.03.2 Directorio de Operaciones; 01.05.0 Directorio de QR o NFC; 01.02 Directorio de Trabajadores; 07.01 Minuta Electrónica de Ejecutivos.
- Alimenta o dispara: Compromisos para seguimiento; 07.02.2 Encuesta de Satisfacción; posible 07.04 Visita a Puesto o inspección 02.02 si la nueva visita incluye Operaciones.
- En el mapa del módulo: Paso 3 — visita a cliente.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Visitas por motivo (seguimiento / novedad / queja); compromisos vencidos; mix presencial vs virtual; cuentas con caninos vs actividad real del Módulo 06.
- Documento / PDF: Acta de visita con temas, compromisos, fotos y firmas; se envía al correo del contacto.
- Tablero: Relación comercial y aging de compromisos.
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: Cada visita al cliente queda en acta: temas, dueños, fechas y firma del interlocutor.
- Dolor que elimina: El “quedamos de hablarlo” que nunca entra al tablero de operaciones.
- Características destacadas:
- Compromisos por área (incluye Caninos).
- Agenda de visita posterior por tipo (tecnología, polígrafo, comercial).
- Doble firma en reuniones presenciales.