14.1 — Reportes Solicitudes Internas
Formulario: Reportes Solicitudes Internas
Módulo: Gestión Solicitudes Internas
Departamento Responsable: El que elija el usuario (atajo de nómina → Talento Humano). Bandeja actual: departamento encargado
Fase PHVA: Hacer
Norma ISO 9001:2015: 7.4 Comunicación, 7.1.2 Personas, 8.5.1 Control de la provisión, 8.5.2 Identificación y trazabilidad
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Radica una solicitud interna (petición, queja, reclamo, felicitación, denuncia, revisión de nómina o documentos) con número SI-…, relato, soportes y canal de respuesta. Deja el caso Abierto y queda como tarea pendiente para 14.2 Gestión Solicitudes Internas (plazo 10 días). No dictamina el cierre.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Desde la minuta de ejecutivos o de supervisión (no como kiosco suelto).
- Cuándo: Por demanda (novedad de nómina, denuncia, petición entre áreas).
- Quién lo llena: Colaborador, supervisor o ejecutivo que abre el caso.
- Qué evita: Trámites internos sin radicado, reclamos de quincena por chat, denuncias sin expediente.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»Se abre desde la 07.01 Minuta Electrónica de Ejecutivos o desde la 02.01 Minuta Electrónica de Supervisores (e inspecciones 02.02). Este radicado no cierra el caso: eso lo escribe 14.2.
Si el tipo es revisión de nómina, el destino queda en Talento Humano y el usuario es trabajador: pide motivo (turno adicional, intermunicipal, incapacidad, colilla, certificado, u otro) y el periodo. Si es otro tipo, elige quién radica (cliente, trabajador o anónimo) y el departamento.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Clasificación | Tipo (peticiones, quejas, reclamos, solicitudes, felicitaciones, denuncia, nómina o documentos) | Si es nómina, fuerza Talento Humano | Sí |
| Destino | Departamento: Comercial, Servicios, Talento Humano, Financiero u Otro | Solo si el tipo no es nómina | Sí |
| Usuario | Cédula (6 a 10 dígitos), nombre, placa y cliente declarado | Se oculta si es anónimo; nombre a mano si no está en el directorio | Sí, si no es anónimo |
| Relato | Texto de la solicitud | Máximo 1090 caracteres | Sí |
| Soportes | Foto o archivo (se pueden agregar varios) | Opcional; si elige tipo, pide el archivo | No |
| Contacto | Correo y teléfono de notificación | Teléfono obligatorio | Sí |
| Firma | Firma del radicante | No se pide si es anónimo | Sí, si no es anónimo |
| Estado | Abierto | Lo asigna el sistema al enviar | — |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 01.02 Directorio de Trabajadores; minutas 07.01 y 02.01.
- Alimenta o dispara: 14.2 Gestión (tarea pendiente de 10 días). 14.3 Consultas lee este radicado.
- En el mapa del módulo: Paso 1 — apertura.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»Indicadores del módulo (una fila por radicado, join con 14.2): volumen por tipo y departamento, mix de motivo de nómina, % anónimos, aging hasta la primera gestión (10 días). No mezclar con el PQRS del cliente.
- Documento / PDF: Radicado con número
SI-…, tipo y relato. - Tablero: Panel de solicitudes internas.
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: El colaborador deja constancia con radicado
SI-…, no un mensaje al jefe de nómina. - Dolor que elimina: “Te reviso la colilla” sin número de caso ni fecha de compromiso.
- Características destacadas:
- Tipos PQRSF más trámites de nómina y documentos.
- Departamentos ampliables.
- Evidencia y firma (salvo anónimo).
- Despacho automático a 10 días.