05.4.1 — Agendamiento de Servicios Técnicos
Formulario: Agendamiento de Servicios Técnicos
Módulo: Gestión Operativa Electrónicas
Departamento Responsable: Electrónicas / Coordinación Técnica / Calidad
Fase PHVA: Planear / Hacer
Norma ISO 9001:2015: 8.5.1 Control de la provisión del servicio, 8.5.5 Actividades posteriores a la entrega, 7.2 Competencia
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Programa la visita del técnico al abonado: tipo de servicio (instalación, preventivo, diagnóstico, correctivo, modificación o desinstalación), actividad, trabajo en alturas, técnico, fecha y hora tentativa, y si se factura. Al enviar, queda tarea pendiente para el técnico elegido, con plazo de 1 día, y precarga el 05.4.2 Reporte de Servicios Técnicos.
No es la otra cara del mismo registro: la agenda es el libro de coordinación; el informe de campo es otro libro.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Coordinación de electrónicas, sobre proyectos activos de 05.1.
- Cuándo: Por visita (pedido del cliente, mantenimiento programado o falla reportada).
- Quién lo llena: Agendador. Cédula contra 01.02 Directorio de Trabajadores.
- Qué evita: Visitas sin técnico, trabajos en altura no declarados, correctivos no facturados y el técnico que llega sin saber qué sistema hay.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»Visible en el menú. El agendador identifica al abonado activo, elige tipo de servicio y actividad, declara si hay trabajo en alturas, asigna al técnico, pone fecha y si se factura.
El técnico no busca este informe en el catálogo: le llega la visita con cliente, proyecto, tipo de sistema y fecha ya cargados. El GPS lo captura él en 05.4.2.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Agendador | Cédula; nombre y cargo | 6 a 10 dígitos; a mano si no está en el directorio | Sí |
| Abonado | Cliente y proyecto activos; sitio, tipo de sistema y correos | Cascada desde 05.1 | Sí |
| Tipo de servicio | Instalación, mantenimiento preventivo, diagnóstico, mantenimiento correctivo, modificación o desinstalación | — | Sí |
| Actividad | Verificación de alarma, CCTV, control de acceso, activaciones de zonas o falla de comunicación; mantenimiento de alarma o CCTV; estudio de seguridad | Según lo que se agenda | Sí |
| Trabajo en alturas | Sí o no | Declara el riesgo de la visita | Sí |
| Facturar | Sí o no | Separa visitas cobrables de valor agregado o garantía | Sí |
| Técnico y fecha | Técnico asignado; fecha y hora del servicio | El elegido recibe la tarea pendiente | Sí |
| Confirmación | Acuse de los datos | — | Sí |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 05.1 Proyectos Sistemas Electrónicos; 01.03.1 Directorio de Clientes; 01.02 Directorio de Trabajadores.
- Alimenta o dispara: 05.4.2 Reporte de Servicios Técnicos como tarea pendiente de 1 día, con los datos de la visita ya cargados.
- En el mapa del módulo: Paso 2 — inicia el ciclo técnico.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»Indicadores del ciclo (no duplicar con 05.4.2): backlog de agendas vs informes cerrados; mix preventivo / correctivo / instalación; visitas con trabajo en alturas; porcentaje marcado para facturar; cumplimiento del plazo de 1 día. Una fila de proceso por visita.
- Documento / PDF: No imprime en esta etapa. El PDF nace en 05.4.2.
- Tablero: Cola de servicio técnico y envejecimiento vs 1 día.
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: El coordinador agenda en un minuto y el técnico recibe en el celular la visita con el abonado, el tipo de sistema y la fecha ya cargados.
- Dolor que elimina: El WhatsApp de “vea esa alarma mañana” sin rastro de quién asignó, si hay que facturar o si el trabajo es en altura.
- Características destacadas:
- Tarea pendiente automática al técnico, plazo 1 día.
- El informe de campo no se vuelve a digitar el cliente.
- Seis tipos de servicio y actividades de electrónicas.