04.01 — Minuta Electrónica Inteligente
Formulario: Minuta Electrónica Inteligente
Módulo: Gestión Operativa de Vigilantes
Departamento Responsable: Operaciones / Vigilancia en Puesto / Calidad
Fase PHVA: Hacer / Verificar
Norma ISO 9001:2015: 8.5.1 Control de la provisión del servicio, 8.5.2 Identificación y trazabilidad, 7.2 Competencia
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Abre, sostiene y cierra el turno del vigilante: identifica el puesto, formaliza el relevo con firmas y selfie, verifica consignas, dotación, radios y arma, y sirve como hub desde el que se lanzan los libros del turno.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Porterías fijas, garitas comerciales, propiedad horizontal, puestos armados, móviles y caninos con minuta electrónica activa en 01.04 Directorio de Puestos.
- Cuándo: Una instancia por turno (12 o 24 h). Durante el turno se agregan registros y se guarda; al final se cierra.
- Quién lo llena: El vigilante entrante. El saliente firma si hay relevo.
- Qué evita: Minuta en papel ilegible, relevos sin evidencia, puestos vencidos operando, armas no cotejadas y libros de portería sueltos del turno.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»flowchart LR
A["Apertura
Chip, código o cascada"] --> B["Relevo
Firmas y consignas"]
B --> C["Menú de libros
del contrato"]
C --> D["Cierre de turno
Resumen y presencia"]
Es el formulario que el guarda ve de forma permanente en el dispositivo. Los demás libros de este módulo se abren desde la Minuta y vuelven a ella. El puesto se identifica con el chip o código de 01.05.0 Directorio de QR o NFC; si no hay etiqueta, se elige Cliente → Tipo de operación → Operación → Puesto.
Ciclo del registro:
- Apertura: Identificación del puesto; alerta si el servicio está vencido.
- Relevo (si aplica): Entrante y saliente, ubicación, foto conjunta y doble firma.
- Operación: Menú de libros filtrado por lo que el puesto tiene encendido.
- Cierre: Observaciones, preoperacional de entrega del vehículo y apagar el control de presencia.
Si el puesto exige presencia, el guarda la activa al abrir y la desactiva al cerrar.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»Formulario extenso: se documenta por lo que el usuario ve, no por el diccionario interno.
| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Identificación del puesto | Chip o código; si falta, cascada de cliente, operación y puesto | Alerta si el puesto está vencido | Sí |
| Relevo | Cédulas del entrante y del saliente, foto conjunta, ubicación | Solo si hay relevo; avisa si la cédula no está en el directorio | Sí, cuando hay relevo |
| Consignas | Si se entregan consignas, documentos y compromisos | El detalle es obligatorio si hay entrega | Condicional |
| Dotación y radios | Estado de EPP y equipos de comunicación, con evidencia si hay novedad | Lista del puesto | Sí |
| Armamento | Serial, foto y novedad del arma | Solo si el puesto es armado | Sí, en puesto armado |
| Firmas de relevo | Firma del entrante; firma del saliente si hay relevo | — | Sí |
| Consignas SIG | Generales, específicas, misión-visión, decálogo de armas, cuidados del móvil | El decálogo aparece si hay arma | Según el puesto |
| Preoperacional | Inspección de moto, carro o bicicleta | Según el tipo de vehículo del puesto | Según el puesto |
| Menú de libros | Selector de anotaciones, rondas, correspondencia, visitantes, herramientas, vehículos, parqueo, caninos, PH y acompañamientos | Solo muestra los libros encendidos; bloquea rondas si el puesto no tiene puntos | Sí para operar |
| Cierre | Confirmación de fin de turno, observaciones y entrega del vehículo | — | Sí para cerrar |
Libros que se abren desde el menú
Sección titulada «Libros que se abren desde el menú»| En el menú | Formulario |
|---|---|
| Anotaciones | 04.09 Control de Anotaciones |
| Rondas (incluye ronda inicial) | 04.02 Control de Rondas |
| Correspondencia | 04.03 Control de Correspondencia |
| Visitantes | 04.04.1 o cara Minuta del paquete lectora 04.04.2 |
| Herramientas | 04.05 Control de Ingreso de Herramientas |
| Ingreso vehicular | 04.06 Control de Ingreso Vehicular |
| Parqueo nocturno | 04.07 Control Nocturno de Vehículos |
| Consulta | 04.10 Consulta de Registros |
| Acompañamientos | 04.08 Acompañamientos |
| Caninos | Módulo 06 (si la minuta es canina) |
| Bitácora de mantenimiento / novedades de administración | 17.10 y 17.12 |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 01.04 Directorio de Puestos (cliente, horario, armado, presencia, módulos, tipo de minuta, tablet, PH); 01.05.0 Directorio de QR o NFC; 01.02 Directorio de Trabajadores; 01.03.2 Directorio de Operaciones; 01.06 Directorio de Armamento, 01.07 Directorio de Vehículos, 01.08 Directorio de Caninos y 01.20.1 Listado de Elementos Generales según el puesto.
- Alimenta o dispara: Todos los satélites de este módulo y, si el puesto los tiene, caninos y PH.
- En el mapa del módulo: Paso 1 (apertura) y Paso 3 (cierre). Marco temporal de toda la guardia.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Minutas abiertas vs puestos activos; porcentaje de relevos con selfie y doble firma; puestos vencidos que aún registran minuta; uso de libros por tipo de contrato.
- Documento / PDF: Minuta del vigilante con firmas, evidencias y resumen de registros del turno.
- Tablero: Cobertura de turno, duración de guardia y control de presencia.
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: El vigilante opera toda la guardia desde una sola minuta inteligente, no desde una lista caótica de formularios.
- Dolor que elimina: Libros de portería en papel, relevos sin evidencia y módulos que no corresponden al contrato.
- Características destacadas:
- Menú según el gemelo digital del puesto.
- Relevo con ubicación, selfie y firmas.
- Identificación del puesto por chip o código y alerta de servicio vencido.
- Encendido y apagado de presencia amarrado al turno.