17.10 — Bitácora de Mantenimiento

Formulario: Bitácora de Mantenimiento
Módulo: Gestión PH Dirección
Departamento Responsable: Vigilante en portería PH / Administración de la copropiedad (destinatario)
Fase PHVA: Hacer / Verificar
Norma ISO 9001:2015: 7.1.3 Infraestructura, 8.5.1 Control de la provisión del servicio, 8.5.2 Identificación y trazabilidad

1. Propósito y alcance

1.1 Qué resuelve

Registra en el turno quién entra a hacer mantenimiento: proveedor, equipo o lugar, personal (identificación, nombre, ARL / seguridad social y foto si aplica) y bitácora de lo ejecutado u observaciones de administración, con firmas de encargado y proveedor.

Vive en este módulo porque el dueño de la información es la administración PH, aunque la captura la dispara la Minuta. No es un proceso de almacén ni de SGSST. Un solo libro: no hay segunda cara en la tablet.

1.2 Dónde y quién

Dónde se aplica: Porterías de conjuntos con este libro encendido en 01.04 Directorio de Puestos.
Cuándo: Cada ingreso de proveedor o cuadrilla de mantenimiento.
Quién lo llena: Vigilante del turno (cédula heredada de la Minuta; nombre y cargo a mano si no está en el directorio).
Qué evita: Técnicos sin ARL, “el de los tanques ya subió” sin rastro y PDF irrecuperable en la carpeta del turno.

2. Cómo se usa

flowchart TD
    Min["04.01 Minuta Electrónica Inteligente"] --> Bit["17.10 Bitácora de mantenimiento"]
    Bit --> Prov["Proveedor y equipo o lugar"]
    Prov --> Cuad["Cuadrilla: ID, nombre, ARL y foto"]
    Cuad --> Rel["Trabajo realizado y observaciones"]
    Rel --> Firm["Firma del encargado y del proveedor"]

Se abre desde la 04.01 Minuta Electrónica Inteligente cuando el puesto tiene encendida la bitácora de mantenimiento. Hereda el turno y el puesto. El guarda anota proveedor y lugar, agrega tantas personas de la cuadrilla como necesite, relata el trabajo y cierra con dos firmas.

No queda como tarea para otro rol: el mismo turno captura y envía. No forma paquete con 17.12 Novedades de Administración: son dos libros distintos.

Si administración lo abre fuera del turno, la cuenta identifica el conjunto; el uso previsto es desde la Minuta.

3. Qué registra

Sección	Qué captura	Regla para el usuario	Obligatorio
Encargado	Cédula del encargado del reporte; nombre y cargo	6 a 10 dígitos; nombre y cargo a mano si no salen del directorio	Sí
Mantenimiento	Nombre del proveedor; equipo o lugar	—	Sí
Personal (lista)	Identificación (menos de 11 caracteres), nombre, ¿presentó ARL y seguridad social?	El usuario agrega filas a demanda	Sí, cada persona
Evidencia ARL	Foto de seguridad social vigente	Solo si respondió que sí presentó	Sí, si presentó
Observaciones	Mantenimientos realizados; observaciones de la administración	Máximo 650 caracteres cada texto	Sí
Firmas	Firma del encargado y firma del proveedor	—	Sí, ambas

4. Se relaciona con

Se apoya en: 04.01 Minuta Electrónica Inteligente; 01.04 Directorio de Puestos; 01.09.1 Directorio de Propiedades Horizontales; 01.02 Directorio de Trabajadores.
Alimenta o dispara: PDF anclado a la Minuta del día, para administración y consejo. No crea una tarea pendiente.
En el mapa del módulo: Paso 3 — libro de Minuta (mantenimiento).

5. Salidas

Indicadores: Ingresos de mantenimiento por conjunto, proveedor y equipo; porcentaje de personal con ARL y evidencia; volumen por turno.
Documento / PDF: Mantenimiento del turno y del puesto, comprimido, junto a la Minuta.
Tablero: Bitácora de proveedores en portería PH.

Valor para el usuario

Propuesta de valor: El técnico no “pasa”: deja ARL, foto y dos firmas en el mismo turno.
Dolor que elimina: Cuaderno de portería mojado y cero rastro para el consejo.
Características destacadas:
- Se abre desde la Minuta cuando el puesto lo tiene encendido.
- Lista de la cuadrilla a demanda.
- PDF anclado al turno.