04.03 — Control de Correspondencia
Formulario: Control de Correspondencia
Módulo: Gestión Operativa de Vigilantes
Departamento Responsable: Operaciones / Portería
Fase PHVA: Hacer
Norma ISO 9001:2015: 8.5.1 Control de la provisión del servicio, 8.5.4 Preservación
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Digitaliza el libro de paquetería: registra ingreso o entrega de correspondencia por inmueble, tipo de pieza, mensajería y persona, con foto y firma de quien recibe.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Porterías de propiedad horizontal con el libro de correspondencia activo y tipo de portería definido en 01.04 Directorio de Puestos.
- Cuándo: Por cada movimiento de correspondencia.
- Quién lo llena: Vigilante, desde la Minuta.
- Qué evita: Paquetes extraviados, entregas sin firma e imposibilidad de auditar quién recibió.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»Se abre desde la 04.01 Minuta Electrónica Inteligente. El guarda indica si es ingreso o entrega, elige el inmueble, quién mueve la pieza, toma la foto y, en la entrega, recaba la firma.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Movimiento | Ingreso o entrega | — | Sí |
| Destino | Inmueble | Lista del conjunto | Sí |
| Quién mueve la pieza | Tipo de persona (título según el movimiento) | — | Sí |
| Mensajería | Empresa de mensajería | Solo si quien mueve es mensajero | Sí, si aplica |
| Pieza | Tipo de correspondencia | — | Sí |
| Persona | Nombre de quien entrega o recibe | — | Sí |
| Observaciones | Texto libre | — | No |
| Evidencia | Foto del movimiento | — | Sí |
| Firma | Firma de quien recibe | Solo en entrega | Sí, en entrega |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 01.04 Directorio de Puestos; 01.09.1 Directorio de Propiedades Horizontales; 01.09.2 Listados de Inmuebles PH; 01.02 Directorio de Trabajadores.
- Alimenta o dispara: Libro de correspondencia de la Minuta y 04.10 Consulta de Registros.
- En el mapa del módulo: Paso 2 — correspondencia.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Piezas en custodia (ingresos sin entrega); tiempo de permanencia por inmueble.
- Documento / PDF: Control de correspondencia del turno y del puesto.
- Tablero: Paquetería por inmueble y entregas pendientes.
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: Custodia digital de paquetería con foto y firma en la entrega.
- Dolor que elimina: “El paquete nunca llegó” sin rastro en portería.
- Características destacadas: Inmueble del conjunto, mensajerías, evidencia fotográfica y firma.