15.03.04 — Acuerdo de confidencialidad
Formulario: Acuerdo de confidencialidad
Módulo: Gestión Recursos Humanos · Contratación
Departamento Responsable: Gestión Humana / Jurídica / Contratación
Fase PHVA: Hacer
Norma ISO 9001:2015: 8.5.1 Control de la provisión, 7.5 Información documentada, 8.5.2 Identificación y trazabilidad
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Registra el acuerdo de confidencialidad entre la empresa de vigilancia y el trabajador que ingresa: identidad del colaborador, representante de la empresa, ciudad de suscripción y doble firma (empleado y empleador) sobre el texto del NDA.
Es un libro propio. No es la 15.03.05 Matriz de contrato ni la 15.03.06 Autorización de descuento: son tres actas, tres tablas.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Firma de ingreso (el mismo momento que matriz y autorización de descuento).
- Cuándo: Al contratar; una acta nueva si se vuelve a firmar.
- Quién lo llena: Analista de GH. Firman el trabajador y el representante legal o apoderado (ambos del directorio).
- Qué evita: Filtración de protocolos, planos y datos de clientes sin NDA; fotocopias que no aparecen cuando hay un incidente.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»GH identifica al trabajador y al representante (cédula 6 a 10 dígitos; nombre y cargo salen del 01.02 Directorio de Trabajadores o se escriben a mano), elige la ciudad de firma, muestra el texto del acuerdo y captura las dos firmas. No queda como tarea pendiente. Encabeza con razón social y NIT de la empresa.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Encabezado | Razón social y NIT | Ya cargados de la empresa | — |
| Trabajador | Cédula, nombre y cargo | 6 a 10 dígitos; a mano si no está en el directorio | Sí |
| Representante | Cédula, nombre y cargo | 6 a 10 dígitos; nombre a mano en mayúsculas si no hay ficha | Sí |
| Lugar | Ciudad de suscripción | Del 0.0 Directorio de Ciudades | Sí |
| Acuerdo | Texto jurídico del NDA | Lectura en dispositivo | — |
| Firmas | Firma del trabajador y del representante | Cierre del acta | Al cierre |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 01.02 Directorio de Trabajadores; 0.0 Directorio de Ciudades.
- Alimenta o dispara: Expediente de vinculación (Paso 1), junto a matriz y descuento. No comparte registro con esos libros.
- En el mapa del módulo: Paso 1 — vinculación.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Trabajadores con matriz sin acuerdo; actas con una sola firma; distribución por ciudad de firma.
- Documento / PDF: El cuerpo legal vive en el formulario. No hay plantilla aparte.
- Tablero: Panel de contratación (en desarrollo).
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: El NDA de vigilancia (protocolos, clientes, armamento, PH) queda firmado por ambas partes en el mismo expediente digital del contrato.
- Dolor que elimina: Fotocopias de confidencialidad que no se encuentran cuando hay un incidente de fuga de información.
- Características destacadas:
- Doble firma (trabajador y representante).
- Ciudad del directorio nacional.
- Identidades ancladas al directorio 01.02.