17.11 — Lista de Chequeo Auditoría Profunda
Formulario: Lista de Chequeo Auditoria Profunda
Módulo: Gestión PH Dirección
Departamento Responsable: Dirección / administración PH
Fase PHVA: Verificar / Actuar
Norma ISO 9001:2015: 9.1 Seguimiento y medición, 10.2 No conformidad, 8.5.1 Control de la provisión del servicio
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Auditoría por zonas comunes del conjunto: el auditor marca qué módulos aplican (hasta 22), califica cada ítem Cumple / No cumple / No aplica, adjunta foto si hay no cumplimiento y, si el módulo tiene algún no cumple, describe hallazgos y fecha tentativa de cierre.
Cada módulo calcula el porcentaje de ítems que cumplen sobre los que no son “no aplica”. El semáforo: No aplica si no quedó ningún ítem aplicable; No cumple si el porcentaje es menor a 85 %; si no, Cumple.
La copropiedad no se elige en una lista: la cuenta del administrador o director del conjunto identifica el predio. Esa cuenta debe coincidir con el identificador de 01.09.1 Directorio de Propiedades Horizontales.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Recorrido de copropiedad (administración, director de cuenta, inspector PH). En el navegador; no está en el menú del vigilante ni en la Minuta.
- Cuándo: Programada con el consejo o visita de dirección.
- Quién lo llena: Encargado del reporte (cédula + 01.02 Directorio de Trabajadores).
- Qué evita: “El conjunto se ve bien” sin foto, hallazgos sin fecha y zonas que no aplican mezcladas con incumplimiento.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»flowchart TD
Cue["Cuenta del conjunto"] --> Ced["Cédula del auditor"]
Ced --> Mod["Marca los módulos que aplican"]
Mod --> Items["Cumple / No cumple / No aplica"]
Items -->|No cumple| Foto["Foto del hallazgo"]
Items --> Hall["Si el módulo tuvo no cumple: relato y fecha de cierre"]
Hall --> Firma["Firma del encargado"]
El auditor abre el formulario con la cuenta del conjunto, identifica su cédula y marca los módulos que aplican. Solo esos bloques muestran ítems. En cada zona califica punto a punto (Cumple / No cumple / No aplica). Si un ítem no cumple, toma foto. Si el módulo tuvo algún no cumple, describe los hallazgos y fija fecha tentativa de cierre. Cierra con su firma.
No hay tarea pendiente aparte: el hallazgo y la fecha quedan en el mismo registro.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»Formulario extenso: se documenta por lo que el usuario ve, no ítem por ítem. Hay hasta 81 puntos repartidos en 22 zonas.
| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Encargado | Cédula; nombre y cargo si no salen del directorio | 6 a 10 dígitos | Sí |
| Módulos | Seleccione los módulos que aplican a la copropiedad | Lista de 22 zonas | Sí |
| Por zona | Ítems Cumple / No cumple / No aplica | Solo las zonas marcadas | Sí, cada ítem visible |
| Evidencia | Foto si el ítem no cumple | Anotar sobre la foto | Sí, si no cumple |
| Hallazgos | Descripción y fecha tentativa de cierre | Solo si el módulo tuvo algún no cumple; texto suficiente | Sí, si hay no cumple |
| Cierre | Firma del encargado | — | Sí |
Módulos (el auditor enciende los que aplican):
| Zona | Qué cubre |
|---|---|
| Acceso a la copropiedad | Puerta peatonal y vehicular (aseo, funcionamiento), vías, cunetas, iluminación exterior |
| Portería de la propiedad | Presentación, minuta, CCTV, citofonía, casilleros, controles |
| Seguridad de la propiedad | Pánico, incendio, gas, alarma, lámparas de emergencia |
| Inventario elementos de aseo | Insumos de aseo y cuartos de almacenamiento |
| Fachada de la copropiedad | Pintura; elementos no permitidos en balcones |
| Terrazas y cuartos técnicos superiores | Impermeabilización; cuarto de bombas |
| Puntos fijos | Pintura, iluminación, carteleras, shuts |
| Auditoría de ascensores | Aseo, botonera, carteleras, cuarto de máquinas |
| Sótanos de la propiedad | Parqueaderos, subestación, planta de emergencia |
| Centro de acopio y residuos | Plan de residuos, contenedores, separación |
| Gimnasio de la copropiedad | Equipos, baños, reglamento |
| Salón social de la copropiedad | Aseo, inventario, baños, registros de entrega |
| Zonas verdes de la copropiedad | Zonas verdes |
| Juegos infantiles | Juegos infantiles |
| Cuartos de personal | Cuartos de personal |
| Zona húmeda o piscina | Piscina / zona húmeda |
| Sauna, turco, jacuzzi | Zona húmeda complementaria |
| Otros servicios comunes | Squash, guardería, etc. |
| Obras en ejecución | Obras en curso |
| Protocolos de bioseguridad | Bioseguridad |
| Contratos de la copropiedad | Contratos |
| Requisitos legales de la copropiedad | Requisitos legales |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 01.09.1 Directorio de Propiedades Horizontales (el conjunto lo identifica la cuenta); 01.02 Directorio de Trabajadores (auditor).
- Alimenta o dispara: Tablero de dirección PH / consejo. No alimenta Minuta ni lectora.
- En el mapa del módulo: Paso 4 — verificar.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Porcentaje por módulo y semáforo 85 %; módulos seleccionados vs no aplicados; hallazgos abiertos y fecha de cierre vs hoy; evidencias de no cumple.
- Documento / PDF: Auditoría profunda del conjunto, comprimida.
- Tablero: Cumplimiento por zona común para el consejo.
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: El consejo ve un porcentaje por zona común, no un “todo bien” de pasillo.
- Dolor que elimina: Auditorías de Word sin foto y sin fecha de cierre.
- Características destacadas:
- 22 módulos encendibles.
- Cumple / No cumple / No aplica.
- Umbral 85 %.
- Evidencia de cada no cumplimiento.