08.10.0 — Actualización de datos de trabajadores
Formulario: Actualización de datos de trabajadores
Módulo: Gestión Humana Continua
Departamento Responsable: Gestión Humana
Fase PHVA: Planear
Norma ISO 9001:2015: 7.1.2 Personas, 7.5 Información documentada
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Mantiene una ficha complementaria del colaborador (contacto, familia, escolaridad y patrimonio): se elige un registro vigente o se da de alta uno nuevo, campo a campo con la pregunta «¿actualizar el dato registrado?».
No es el 01.02 Directorio de Trabajadores. No lo reemplaza ni lo escribe. La cédula identifica esta ficha propia.
Es opcional: no se incluye en el primer despliegue y no bloquea vacante, ausencias ni disciplina.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Sede administrativa / catálogo de Gestión Humana.
- Cuándo: Alta inicial o actualización por demanda.
- Quién lo llena: Rol de actualización de datos de trabajadores.
- Qué evita: Ficha de emergencia desactualizada; familia y patrimonio solo en Excel; duplicar el directorio 01.02 como «segunda nómina».
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»Se abre desde el catálogo de Gestión Humana (no desde la Minuta). No queda como tarea pendiente para otro rol.
Se busca al trabajador ya fichado o se elige agregar uno nuevo. En alta se digita y confirma la cédula. En actualización, cada bloque muestra el valor vigente y pregunta si se cambia. Hijos (hasta 4) y convivientes (hasta 5) se listan si el conteo no es cero. Se firma y el estado queda Activo o Inactivo.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Identidad | Cédula (buscar vigente o alta nueva), nombre, cargo | En alta, las dos cédulas deben coincidir | Sí |
| Datos básicos | Fecha de ingreso, placa, nacimiento, ciudad de nacimiento, tipo de documento (cédula / extranjería / pasaporte), expedición, RH, libreta militar, sexo, correo, teléfono, dirección, barrio, ciudad de residencia, estado civil | Si está casado o en unión libre, pide datos del cónyuge. Hijos 0–4; convivientes 0–5 | Sí |
| Emergencia | Nombre y teléfono de contacto | — | Sí |
| Escolaridad | Nivel (primaria a doctorado, ninguno u otro); si estudia, entidad y nivel | — | Sí |
| Patrimonio | Inmueble en el último año, negocio, vehículo y tipo | — | Sí |
| Hijos | Nombre, fecha de nacimiento, sexo, escolaridad y ciudad | Aparece si hay hijos | Sí, si aplica |
| Convivientes | Nombre, edad, teléfono, parentesco y ocupación | Aparece si hay personas a cargo | Sí, si aplica |
| Cierre | Firma y estado Activo / Inactivo | — | Sí |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 0.0 Directorio de Ciudades; 01.01 Directorio de Cargos. La ficha vigente se reutiliza al actualizar.
- Alimenta o dispara: Ningún flujo de vacante, ausencia o disciplina. No escribe en 01.02.
- En el mapa del módulo: Paso 1 opcional — ficha complementaria.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Altas vs actualizaciones; Activo / Inactivo; completitud de emergencia, hijos y convivientes. No mezclar conteos con el maestro 01.02.
- Documento / PDF: Ficha del trabajador con nombre y fecha.
- Tablero: Panel 08.01 en desarrollo.
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: Familia, emergencia y patrimonio se actualizan en el mismo ecosistema, sin reescribir la nómina maestra.
- Dolor que elimina: El anexo de hoja de vida en carpeta que nadie cruza con el puesto.
- Características destacadas:
- Pregunta campo a campo si se actualiza el dato ya registrado.
- Importación permitida; una ficha por cédula.
- Opcional en el primer go-live.