Módulo 17 — Gestión PH Dirección

El canal de propiedad horizontal: el copropietario opera su unidad desde un portal, y la portería deja para la administración los libros de mantenimiento y convivencia.

No sustituye a 01.09.1 Directorio de Propiedades Horizontales ni a 01.09.2 Listados de Inmuebles PH. Esos maestros describen el conjunto y cada unidad. Este módulo recopila lo que vive dentro de la unidad y lo pone al servicio de portería, administración y consejo.

Propósito

Tres frentes:

Portal del copropietario — credencial por inmueble, censo de la unidad y autorización de ingreso con código QR que lee la lectora de portería.
Libros de Minuta que pertenecen a PH — bitácora de mantenimiento y novedades de administración. El vigilante los abre desde la 04.01 Minuta Electrónica Inteligente cuando el puesto los tiene encendidos; el destinatario es la administración de la copropiedad.
Padrón de oficios del conjunto — trabajadores de planta y domiciliarios recurrentes que consultan el paquete lectora 04.04 y el kiosco de 04.13 Ingreso de empleados.

El portal cubre hoy credenciales, censo y autorizaciones (17.01–17.04). Los códigos 17.05 a 17.09 quedan reservados para más trámites del copropietario.

El censo self-service de este módulo es 17.03: otro libro distinto de las credenciales. El módulo 16 — Gestión Censo PH está en documentación: no se documenta aquí como otro libro de este portal.

No hay una cadena de tareas pendientes entre estos libros. El portal autentica al responsable de la unidad; la Minuta lanza los libros de portería PH; el gestor mantiene oficios.

Ciclo PHVA e ISO 9001:2015

flowchart LR
    P["PLANEAR
01.09.1 Copropiedad
01.09.2 Inmuebles
17.01 Credencial · 17.13 Oficios"] --> H["HACER
Portal 17.02–17.04
Minuta: 17.10 y 17.12"]
    H --> V["VERIFICAR
17.11 Auditoría profunda
Lectora 04.04 vs QR 17.04"]
    V --> A["ACTUAR
Hallazgos con fecha
Novedades a administración"]
    A -.-> P

8.2 Requisitos del servicio: ficha de copropiedad, unidades y censo por inmueble.
8.5.1 Control de la provisión del servicio: portería con permiso vigente, trabajadores del conjunto activos y bitácora de quién entra a hacer mantenimiento.
8.5.2 Identificación y trazabilidad: una credencial por unidad; código QR de autorización amarrado al conjunto; oficios identificados.
7.4 Comunicación: novedades de convivencia con evidencia y firma, hacia administración.
7.1.3 Infraestructura: bitácora de mantenimiento (proveedor, ARL, equipo o lugar).
9.1 Seguimiento y medición: porcentaje por zona de la auditoría profunda; umbral 85 %.
10.2 No conformidad: hallazgo con foto y fecha tentativa de cierre.

Cómo se organiza: portal + Minuta + padrón

flowchart TD
    PH["01.09.1 Directorio de PH"] --> Cred
    Inm["01.09.2 Inmuebles"] --> Cred
    Puesto["01.04 Directorio de Puestos"] --> Minuta["04.01 Minuta Electrónica Inteligente"]

    subgraph Cred["Paquete credenciales — un solo libro"]
        C01["Cara 17.01 emisión"]
        C02["Cara 17.02 clave"]
        Libro["Ficha de la unidad"]
        C01 --> Libro
        C02 --> Libro
    end

    Libro --> C03["17.03 Censo de la unidad"]
    Libro --> C04["17.04 Autorización de ingreso
código QR"]

    Minuta --> B10["17.10 Bitácora de mantenimiento"]
    Minuta --> N12["17.12 Novedades de administración"]

    C04 --> Lec["Paquete lectora 04.04"]
    DirT["17.13 Trabajadores y domiciliario"] --> Lec
    DirT --> Emp["04.13 Ingreso de empleados"]
    PH --> Aud["17.11 Auditoría profunda"]

Paquete credenciales (dos entradas, un solo libro)

Cuando dos formularios parecen el mismo proceso, no son duplicados: son dos caras del mismo registro.

Paquete	Cara gestor	Cara portal	Qué se cuenta
Credenciales de residentes	17.01	17.02	Una ficha vigente por inmueble (usuario + clave dinámica)

17.03 (censo) y 17.04 (permiso de ingreso) no forman parte de ese paquete: son otros libros. Autentican con la pareja usuario + clave de la credencial.

17.10 y 17.12 son dos satélites de Minuta, dos tablas. No hay kiosco gemelo. No se abren el uno al otro.

17.13 no es el mismo libro que 04.13 Directorio de Trabajadores PH: 17.13 es el padrón que sí consultan las lectoras; 04.13 es el alta en la tablet de portería.

Catálogo de formularios

Código	Formulario	Ficha	Cómo se usa
17.01	Registro y Emisión de Credenciales de Residentes	Ficha	Cara gestor del paquete credenciales
17.02	Actualización de contraseña	Ficha	Cara portal; mismo registro que 17.01
17.03	Actualización de datos PH	Ficha	Portal; censo de la unidad (libro propio)
17.04	Autorización de ingreso	Ficha	Portal; código QR que lee el paquete lectora 04.04
17.10	Bitácora de Mantenimiento	Ficha	Desde la Minuta, si el puesto lo tiene encendido
17.11	Lista de Chequeo Auditoría Profunda	Ficha	Dirección / administración; no está en el menú del vigilante
17.12	Novedades de Administración	Ficha	Desde la Minuta, si el puesto lo tiene encendido
17.13	Directorio de Trabajadores y Domiciliario recurrente	Ficha	Maestro del gestor; lo consultan 04.04 y 04.13 empleados

No hay fichas 17.05–17.09 en este lote: quedan reservadas al crecimiento del portal.

Visibilidad para el usuario:

Formulario	Quién lo ve
17.01 y 17.13	Gestor o administración PH en el dispositivo
17.02, 17.03, 17.04	Portal del copropietario (no el menú del vigilante)
17.10 y 17.12	Solo desde la Minuta, cuando el puesto los tiene encendidos
17.11	Administración / dirección del conjunto, en el navegador

Mapa de uso

ANTES (maestros, fuera de 17)
  └── 01.09.1 Copropiedad (administración, ciudad)
  └── 01.09.2 Unidades del conjunto
  └── 01.04 Puesto con PH y libros de minuta PH encendidos
  └── 01.02 Trabajadores (quien firma 17.10, 17.12 y 17.11)

PASO 1: CREDENCIAL DE LA UNIDAD — paquete 17.01 / 17.02
  └── Administración emite usuario y clave dinámica (17.01, una ficha por inmueble)
  └── El copropietario puede regenerar la clave (17.02) sin pasar por portería

PASO 2: DATOS DEL INMUEBLE Y ACCESOS (portal)
  └── 17.03 Censo: habitado/deshabitado, residentes, mascotas, vehículos, contactos
  └── 17.04 Permiso de ingreso + código QR que validará la lectora
  └── 17.13 Alta de empleados y domiciliarios del conjunto (gestor)

PASO 3: TURNO EN PORTERÍA (minuta 04.01)
  └── 17.10 Bitácora de mantenimiento (proveedor, ARL, firmas)
  └── 17.12 Novedad de administración (tipo, foto, inmueble)
  └── Lectora 04.04: QR de 17.04 y cédula frente a 17.13 (y 01.02)
  └── Kiosco 04.13 empleados: cédula del trabajador activo en 17.13

PASO 4: VERIFICAR (dirección / administración PH)
  └── 17.11 Auditoría profunda: módulos que aplican, Cumple / No cumple / No aplica, umbral 85 %

Tableros

Credenciales (paquete 17.01 / 17.02): cobertura de unidades con ficha frente al listado de inmuebles. No contar las dos caras como dos usuarios.
Censo 17.03: mix habitado/deshabitado, propietario/arrendatario, ocupación, mascotas y vehículos con placa. Unidades del maestro sin censo.
Permisos 17.04: vigentes vs vencidos vs inactivos; visitante / trabajador. Un permiso = un código QR para la lectora.
Minuta PH: volumen de 17.10 por proveedor y equipo; 17.12 por tipo de novedad y unidad.
Auditoría 17.11: porcentaje por zona y semáforo 85 %; hallazgos abiertos con fecha de cierre.
Trabajadores 17.13: activos vs inactivos por conjunto y tipo. No sumar filas con el directorio 04.13 de portería ni con la nómina 01.02.

El cruce natural de portería: códigos QR de 17.04 leídos en el paquete lectora 04.04 (autorizado / vencido / no autorizado).

Valor para el usuario

El conjunto deja de vivir en Excel de administración: el residente actualiza su unidad, autoriza visitas con código QR y la portería registra mantenimiento y convivencia en la misma Minuta.
Se acaba el “avísele al portero por WhatsApp”, los censos desactualizados, los proveedores sin ARL en portería y las auditorías de pasillo sin foto.
Características destacadas:
- Portal del copropietario (usuario + clave dinámica), pensado para crecer.
- Código QR de autorización que la lectora valida contra esta copropiedad.
- Libros de mantenimiento y convivencia nativos de la Minuta, con dueño en administración PH.
- Auditoría profunda por zonas comunes, umbral 85 % y evidencia de cada no cumplimiento.

Navegación

Hubs y consumidores (el proceso vive aquí; allá solo se abre o se consulta):

04.01 Minuta Electrónica Inteligente
04.04.2 / 04.04.3 lectora de visitantes
04.13 Control de ingreso empleados (Lectora) · 04.13 Directorio de Trabajadores PH (portería; otro libro)
01.09.1 Directorio de PH · 01.09.2 Listados de Inmuebles PH