14.3 — Consultas de Solicitudes Internas
Formulario: Consultas de Solicitudes Internas
Módulo: Gestión Solicitudes Internas
Departamento Responsable: Autoservicio del colaborador / mesa interna
Fase PHVA: Verificar
Norma ISO 9001:2015: 7.4 Comunicación, 9.1 Seguimiento
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Consulta un radicado interno sin editarlo: por número SI-… o por cédula (lista de casos de esa persona). Muestra tipo, nombre, relato, estado vigente (el de 14.2, o Abierto si aún no hay gestión), soportes y bitácora de acciones.
Cada uso deja un registro de consulta: sirve como log de autoservicio, no como segundo expediente. No queda como tarea pendiente.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Kiosco visible en el dispositivo y en web.
- Cuándo: Por demanda (seguimiento del propio caso).
- Quién lo llena: Quien consulta (colaborador, supervisor, analista).
- Qué evita: Llamadas a Talento Humano para preguntar “¿ya vieron mi colilla?”.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»Se abre desde el catálogo del dispositivo. Elige buscar por Id Caso o por cédula. Si hay coincidencia, ve cabecera, soportes y gestiones. Si no, el sistema avisa que el caso o la cédula no existen. No puede “arreglar” el radicado desde aquí.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Búsqueda | Id Caso o número de documento | Según el modo elegido | Sí |
| Cabecera | Tipo, nombre, cliente declarado, relato y estado | Solo lectura; si aún no hay gestión, muestra Abierto | — |
| Soportes | Evidencias del radicado | Solo lectura | — |
| Gestiones | Acciones de 14.2 | Solo lectura | — |
| Cierre | Acuse de consulta | — | Sí |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 14.1 Reportes Solicitudes Internas (cabecera y soportes); 14.2 Gestión Solicitudes Internas (estado y acciones).
- Alimenta o dispara: Ninguno. No cambia el caso.
- En el mapa del módulo: Paso 3 — consulta opcional.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»Opcional: volumen de consultas y % por cédula vs por radicado. No usar esta tabla como universo de casos.
- Documento / PDF: Volcado de la consulta (cabecera, soportes y acciones).
- Tablero: Log de autoservicio, no el backlog de PQRS interno.
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: El colaborador mira su
SI-…o su cédula y ve si el área ya actuó. - Dolor que elimina: La fila en Talento Humano preguntando el estado de un trámite que ya está en el sistema.
- Características destacadas:
- Kiosco visible.
- Dos claves de búsqueda.
- Estado en vivo y evidencias.
- No permite editar el caso.