05.6 — Acta de Entrega y Manuales

Formulario: Acta de Entrega y Manuales
Módulo: Gestión Operativa Electrónicas
Departamento Responsable: Electrónicas / Técnico de Campo / Comercial / Calidad
Fase PHVA: Hacer / Actuar
Norma ISO 9001:2015: 8.2.1 Comunicación con el cliente, 8.5.1 Control de la provisión del servicio, 8.5.5 Actividades posteriores a la entrega, 7.2 Competencia

1. Propósito y alcance

1.1 Qué resuelve

Formaliza la entrega del sistema electrónico y/o de los manuales al cliente: acta del sistema, acta de inducción, o ambas. Incluye datos contractuales del receptor, modalidad (comodato o venta), correo para el PDF, firma del cliente y, si hay inducción, las personas instruidas con cédula y firma (hasta 11).

1.2 Dónde y quién

Dónde se aplica: Cierre de instalación o capacitación de usuarios en el predio.
Cuándo: Por evento (puesta en marcha, reinducción, entrega de manuales).
Quién lo llena: Técnico o encargado.
Qué evita: Sistemas entregados sin acta, usuarios que niegan haber recibido inducción, comodato vs venta sin evidencia y un PDF que no llega al cliente.

2. Cómo se usa

Visible en el dispositivo. No llega como tarea pendiente: suele ejecutarse después de una instalación (05.4.2) y de un 05.4.3 Inventario de Equipos y Mapas.

Ciclo: encargado → tipo de acta → GPS a 50 m o menos y proyecto activo (trae razón social, identificación, dirección y correos) → cuerpo del acta y tipo de instalación → acuse legal → si hay manuales, lista de personas instruidas → firma del encargado. El PDF sale al correo del cliente (por defecto el del maestro 05.1).

El padrón de quién arma y desarma la alarma es 05.7: este acta no lo sustituye.

3. Qué registra

Sección	Qué captura	Regla para el usuario	Obligatorio
Encargado	Cédula; nombre y cargo	6 a 10 dígitos; a mano si no está en el directorio	Sí
Tipo de acta	Solo sistema, solo inducción de manuales, o ambas	—	Sí
Abonado	Cliente y proyecto activos	Precarga ficha fiscal y de sitio	Sí
Ubicación	Coordenadas	A 50 m o menos	Sí
Datos del acta	Nombre e identificación del receptor; razón social, tipo y número de ID, ciudad, dirección y barrio; tipo de instalación (comodato o venta); observaciones; correo	Los fiscales vienen del directorio y se pueden editar	Sí
Acuse legal	Texto de aceptación de entrega y/o de inducción	Según el tipo de acta	Sí
Personas instruidas	Nombre, cédula y firma por persona (hasta 11)	Solo si hay inducción de manuales	Sí, si aplica
Cierre	Firma del encargado; firma del cliente	—	Sí

4. Se relaciona con

Se apoya en: 05.1 Proyectos Sistemas Electrónicos; 01.03.1 Directorio de Clientes (ficha fiscal); 01.02 Directorio de Trabajadores. Complementa 05.4.3 Inventario de Equipos y Mapas (qué se entrega) y 05.7 Control de Usuarios de Alarmas (quién queda autorizado).
Alimenta o dispara: Cierra el ciclo de instalación ante el cliente. No abre tarea pendiente.
En el mapa del módulo: Paso 4 — entrega formal post-instalación.

5. Salidas

Indicadores: Actas vs instalaciones cerradas en 05.4.2; mix comodato vs venta; personas inducidas por proyecto; actas sin correo de cliente.
Documento / PDF: Acta legal con datos fiscales, tipo de instalación, firmas del cliente y de las personas instruidas.
Tablero: Cobertura de entrega e inducción por abonado.

Valor para el usuario

Propuesta de valor: El cliente firma en la tablet que recibió el sistema y que sus usuarios fueron inducidos; el PDF sale al correo en el acto.
Dolor que elimina: Disputas de “nunca me explicaron la alarma” o “eso era comodato, no venta”.
Características destacadas:
- Tres modalidades (sistema, manuales o ambas).
- Hasta 11 personas instruidas con firma individual.
- Datos fiscales precargados del directorio de clientes.