15.03.05 — Matriz de contrato

Formulario: Matriz de contrato
Módulo: Gestión Recursos Humanos · Contratación
Departamento Responsable: Gestión Humana / Contratación / Jurídica
Fase PHVA: Planear / Hacer
Norma ISO 9001:2015: 8.5.1 Control de la provisión, 8.5.2 Identificación y trazabilidad, 7.5 Información documentada, 7.1.2 Personas

1. Propósito y alcance

1.1 Qué resuelve

Digitaliza la matriz contractual del colaborador ya seleccionado: tipo de contrato, si es otrosí, fechas, salario, forma de pago, funciones y firma. Es el maestro de vínculo laboral que 15.03.07 Certificados laborales usa para antigüedad y salario.

Cada contrato u otrosí es un registro. Un mismo trabajador puede tener el contrato base y varios otrosíes. La antigüedad conserva la fecha de inicio más antigua ya registrada para esa cédula: firmar una prórroga no la pisa.

No es el 15.03.04 Acuerdo de confidencialidad ni la 15.03.06 Autorización de descuento. No escribe en 01.02.

1.2 Dónde y quién

Dónde se aplica: Ingreso Premium, tras 15.02.12 Exámenes médicos y alta en 01.02 Directorio de Trabajadores.
Cuándo: Al contratar; cada otrosí o prórroga.
Quién lo llena: GH / jurídica. Firma el trabajador. El representante queda identificado; la doble firma del NDA está en 15.03.04.
Qué evita: Contratos Word sin salario trazable; otrosí que “se pierde”; certificado laboral con datos inventados.

2. Cómo se usa

GH identifica al representante y al trabajador (cédula 6 a 10 dígitos), elige tipo de contrato y si es otrosí. Si es otrosí, selecciona el contrato anterior del mismo colaborador y puede numerarlo. Carga fechas, salario, forma de pago y funciones; el trabajador firma. No queda como tarea pendiente. Término indefinido no pide fecha de fin; término fijo y prestación de servicios sí.

3. Qué registra

Sección	Qué captura	Regla para el usuario	Obligatorio
Encabezado	Razón social, NIT y antigüedad	La antigüedad toma la fecha de inicio más antigua de esa cédula	—
Representante	Cédula, nombre, cargo y ciudad de firma	Ciudad del 0.0 Directorio de Ciudades	Sí
Trabajador	Cédula, nombre y cargo	6 a 10 dígitos; a mano si no está en el directorio	Sí
Tipo	Indefinido, laboral, prestación de servicios o término fijo	El clausulado cambia según el tipo	Sí
Otrosí	Si / No; contrato base y número	El contrato base sale de los contratos previos del mismo trabajador	Sí el sí/no
Fechas	Inicio; fin si es temporal o de servicios	Fin solo en esos tipos	Inicio sí
Condiciones	Salario, forma de pago (quincenal, mensual o por proyecto) y funciones	Salario en pesos	Sí
Clausulado	Texto de indefinido o de término definido	Según el tipo	—
Firma	Firma del trabajador	—	Sí

4. Se relaciona con

Se apoya en: 01.02 Directorio de Trabajadores; 0.0 Directorio de Ciudades; contratos previos del mismo trabajador (para otrosí y antigüedad).
Alimenta o dispara: 15.03.07 Certificados laborales (antigüedad y salario).
En el mapa del módulo: Paso 1 — ancla de la vinculación.

5. Salidas

Indicadores: Mix de tipo y de forma de pago; otrosí vs contrato nuevo; vencimientos de término fijo y de servicios; trabajadores 01.02 activos sin fila en esta matriz. El salario es dato sensible: restringir rol.
Documento / PDF: Contrato con el clausulado según el tipo.
Tablero: Panel de contratación (en desarrollo).

Valor para el usuario

Propuesta de valor: El contrato y cada otrosí viven en una matriz única: tipo, salario, vigencia y firma, listos para el certificado laboral.
Dolor que elimina: Carpetas físicas y Word “versión final_v7” cuando nómina y el banco piden el mismo dato.
Características destacadas:
- Otrosí enlazado al contrato base del mismo trabajador.
- Antigüedad que no se pisa al firmar una prórroga.
- PDF del clausulado.