17.04 — Autorización de ingreso
Formulario: Autorización de ingreso
Módulo: Gestión PH Dirección
Departamento Responsable: Copropietario (portal)
Fase PHVA: Hacer
Norma ISO 9001:2015: 8.5.1 Control de la provisión del servicio, 8.5.2 Identificación y trazabilidad
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Alta, cambio o baja de autorizaciones de ingreso a la unidad: visitante o trabajador, ventana desde / hasta, personas, vehículos y herramientas. Cada permiso genera un código QR de autorización que lee el paquete lectora 04.04 (04.04.2 / 04.04.3).
El vigilante no emite el permiso en este formulario: registra el paso en la lectora. Aquí el residente crea, modifica o inactiva el permiso. Si está inactivo, puede reactivarlo.
No es el censo (17.03) ni el paquete de credenciales: es el libro de permisos de la unidad.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Portal del copropietario. No aparece en el menú del vigilante.
- Cuándo: Por visita, obra o empleado temporal.
- Quién lo llena: Copropietario autenticado (misma pareja usuario / clave que 17.03).
- Qué evita: Ingresos “el administrador dijo que sí”, códigos de otro conjunto y permisos vencidos que la lectora aún honraría si nadie los inactiva.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»flowchart TD
Auth["Usuario y clave del portal"] --> Accion["Crear, modificar o inactivar"]
Accion -->|Modificar o inactivar| Lista["Elige un permiso de la unidad"]
Accion -->|Crear| Datos["Tipo, personas, vehículos, herramientas y fechas"]
Lista --> Datos
Datos --> QR["Código QR de autorización"]
QR --> Lectora["Paquete lectora 04.04 en portería"]
Si la clave no coincide, bloquea (Usuario o contraseña incorrectos). El residente elige Crear ingreso, Modificar ingreso o Inactivar ingreso. Si no es alta, selecciona un permiso previo (tipo y ventana) y ve el detalle. Completa tipo (Visitante / Trabajador), cantidades, herramientas y vigencia. Lista personas (nombre e identificación) y vehículos (tipo y placa si no es bicicleta). Al guardar, el código QR queda listo para la lectora.
La lectora confirma que el permiso es de esta copropiedad y muestra Autorizado / Vencido / No autorizado. Da igual si el guarda opera desde la Minuta (04.04.2) o el kiosco (04.04.3): es el mismo libro de ingresos.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Acceso | Usuario y clave del portal | Si fallan, no deja continuar | Sí (bloquea si no valida) |
| Acción | Crear, modificar o inactivar ingreso | — | Sí |
| Permiso existente | Ingreso a modificar o inactivar | Solo si no es alta; lista de la unidad | Sí, si no es alta |
| Reactivar | Si el permiso está inactivo, ¿activar? | — | Sí, si está inactivo |
| Tipo de permiso | Visitante o Trabajador | En modificación, “¿actualizar este dato?” | Sí |
| Personas | Cantidad total que ingresarán | Entero | Sí |
| Vehículos | Número autorizado (0 si no hay) | Carros, motos o bicicletas | Sí (puede ser 0) |
| Herramientas | Descripción de lo que ingresa | Indique si no aplica | Sí |
| Vigencia | Autorizado desde / autorizado hasta | Fecha y hora | Sí |
| Personas autorizadas | Nombre e identificación de cada persona | Una ficha por persona declarada | Sí, las personas |
| Vehículos autorizados | Tipo y placa (mayúsculas sin espacios) | Placa si no es bicicleta | Tipo sí; placa según el medio |
| Recapitulación | Detalle del permiso y código QR | Verificar antes de salir | — |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 17.01 / 17.02; 01.09.1 Directorio de Propiedades Horizontales; 01.09.2 Listados de Inmuebles PH.
- Alimenta o dispara: Paquete lectora 04.04.2 / 04.04.3 (vigencia y copropiedad del permiso).
- En el mapa del módulo: Paso 2 — accesos. El paso en portería es la lectora, no este formulario.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Permisos activos vs inactivos; vencidos que siguen activos; mix Visitante / Trabajador; personas y vehículos por permiso; códigos QR leídos en 04.04 vs permisos emitidos (autorizado / vencido / no autorizado).
- Documento / PDF: El código QR de autorización es lo que imprime y muestra el residente.
- Tablero: Una fila de proceso por permiso (el código de la lectora).
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: El residente autoriza desde el celular; el portero lee un código QR, no un mensaje.
- Dolor que elimina: “Deje pasar a Juan” sin fecha de fin ni cédula.
- Características destacadas:
- Ventana desde / hasta.
- Tipo visitante o trabajador.
- Código QR amarrado al conjunto del puesto; la lectora bloquea si está vencido o es de otra copropiedad.