05.2 — Orden de Servicio
Formulario: Orden de Servicio
Módulo: Gestión Operativa Electrónicas
Departamento Responsable: Electrónicas / Comercial Técnico / Calidad
Fase PHVA: Planear / Hacer
Norma ISO 9001:2015: 8.2.1 Comunicación con el cliente, 8.2.2 Determinación de requisitos, 8.5.1 Control de la provisión del servicio
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Documenta la orden comercial del sistema electrónico: tipo de servicio (vigilancia, monitoreo u otro), identificación tributaria, contrato, fechas de inicio de servicio y de facturación, valor mensual y doble firma (encargado + cliente). Queda un PDF como evidencia del acuerdo.
Hay una orden vigente por abonado. Una nueva captura sustituye la anterior del mismo proyecto.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Sitio del cliente o gestión comercial en campo, sobre un proyecto activo de 05.1.
- Cuándo: Al iniciar el contrato y cada vez que cambien las condiciones.
- Quién lo llena: Encargado comercial o técnico. Cédula contra 01.02 Directorio de Trabajadores.
- Qué evita: Sistemas monitoreados sin orden firmada, facturación sin fecha de inicio, representante legal no identificado y valor mensual informal.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»Visible en el dispositivo. Ciclo: cédula del encargado (6 a 10 dígitos; nombre y cargo a mano si no está en el directorio) → ubicación a 50 m o menos → cliente y proyecto activos → datos de orden y contrato → firma del encargado y firma del cliente.
No deja tarea pendiente: formaliza el expediente comercial. La operación técnica sigue en 05.4.1 Agendamiento de Servicios Técnicos.
Si el sistema no está dado de alta, avisa para actualizar el maestro 05.1.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Encargado | Cédula; nombre y cargo | 6 a 10 dígitos; a mano si no hay coincidencia en el directorio | Sí |
| Abonado | Cliente y proyecto activos; datos de sitio | Cascada desde 05.1; aviso si no está registrado | Sí |
| Ubicación | Coordenadas | Debe estar a 50 m o menos | Sí |
| Orden | Tipo de servicio (vigilancia, monitoreo u otro); tipo de empresa; régimen (común, simplificado, no contribuyente u otro); tipo y número de identificación; dirección; ciudad; teléfono | Ciudad del 0.0 Directorio de Ciudades | Sí |
| Contrato | Número de contrato; documento y nombre del representante; fecha de inicio de servicio; fecha de inicio de facturación; descripción; valor mensual; observaciones | — | Sí |
| Firmas | Firma del encargado; nombre, documento y firma del cliente | Doble firma | Sí |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 05.1 Proyectos Sistemas Electrónicos; 01.03.1 Directorio de Clientes; 01.02 Directorio de Trabajadores; 0.0 Directorio de Ciudades.
- Alimenta o dispara: Expediente comercial del abonado y tablero de facturación de electrónicas. No abre tarea al técnico.
- En el mapa del módulo: Paso 1 — después del alta en 05.1, antes de agendar.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Valor mensual comprometido por tipo de servicio y modo (facturado vs valor agregado del maestro); brecha entre inicio de servicio e inicio de facturación; órdenes sin representante o sin GPS válido.
- Documento / PDF: Acta comercial con mapa, datos tributarios, valor y doble firma.
- Tablero: Cartera de electrónicas y desfase servicio vs facturación.
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: La orden de monitoreo o vigilancia electrónica se firma en sitio, con GPS y valor mensual, y siempre se consulta la vigente.
- Dolor que elimina: Contratos de alarma en papel que no coinciden con lo que Central monitorea ni con lo que Facturación cobra.
- Características destacadas:
- Una orden viva por proyecto.
- Cascada cliente → sistema desde el maestro 05.1.
- Doble firma y evidencia GPS a 50 m.