03.02 — Comunicado de Relevo de Personal Operativo
Formulario: Comunicado de Relevo de Personal Operativo
Módulo: Gestión Operativa Central Monitoreo
Departamento Responsable: Central de Monitoreo / Programación / Operaciones
Fase PHVA: Hacer / Actuar
Norma ISO 9001:2015: 8.2.1 Comunicación con el cliente, 8.5.1 Control de la provisión, 7.2 Competencia
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Avisa al cliente y al coordinador cuando cambia el guarda del puesto (vacaciones, incapacidad, traslado, permiso o retiro): quién sale, quién entra, por qué y desde cuándo, con certificación de que el entraente está capacitado para el predio.
Es un proceso aparte de la inspección virtual (03.01) y aparte del relevo de turno que firma el vigilante en la 04.01 Minuta Electrónica Inteligente.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Cualquier puesto de vigilancia fija, móvil o conserjería.
- Cuándo: Cada movimiento de personal que el cliente debe conocer.
- Quién lo llena: Operador de Central, programador de turnos o coordinador.
- Qué evita: Un guarda desconocido en portería y el cliente enterándose por queja.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»Se abre por demanda en Central (web o móvil). El operador elige el puesto (chip, código o cascada Cliente → operación → puesto), el trabajador saliente y el entrante, la fecha y el motivo. Al guardar, el sistema envía el correo al correo del puesto (cliente) y al coordinador cargados en el directorio.
No queda como tarea para otro rol: el comunicado se emite al enviar.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Encargado | Cédula del emisor; nombre y cargo del directorio | Si no está en el directorio, nombre y cargo a mano | Sí |
| Puesto | Chip o código, o cliente / operación / puesto | El puesto carga correos de cliente y coordinador | Sí |
| Confirmación | Cliente, dirección, ciudad, coordinador | Datos del directorio de puestos | — |
| Saliente | Trabajador que deja el puesto | Lista de colaboradores | Sí |
| Entrante | Trabajador que asume el puesto | Lista de colaboradores | Sí |
| Movimiento | Fecha de efectividad y motivo | Motivo de catálogo (vacaciones, incapacidad, rotación, etc.) | Sí |
El correo incluye cuadro comparativo saliente vs entrante, motivo, fecha, cláusula de idoneidad y datos del coordinador.
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 01.02 Directorio de Trabajadores; 01.04 Directorio de Puestos (correos de notificación).
- Alimenta o dispara: Correo institucional al cliente y al coordinador; tablero de rotación. No dispara 03.01 ni 04.11.
- En el mapa del módulo: Ruta 2 — relevo autónomo.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Comunicados por puesto y motivo; rotación informada vs no informada.
- Documento / PDF: Copia del comunicado; el cliente recibe el HTML del correo.
- Tablero: Histórico de relevos por cliente.
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: El cliente sabe quién llega a su portería antes de que el guarda nuevo toque el timbre.
- Dolor que elimina: El relevo improvisado y el reclamo de “nadie me avisó”.
- Características destacadas:
- Independiente de la revista virtual y de la minuta de turno.
- Correo al cliente y al coordinador en el mismo envío.
- Certificación de idoneidad del entraente.