15.03.07 — Certificados laborales
Formulario: Certificados Laborales
Módulo: Gestión Recursos Humanos · Contratación
Departamento Responsable: Gestión Humana / Servicio al colaborador
Fase PHVA: Hacer / Verificar
Norma ISO 9001:2015: 8.5.1 Control de la provisión, 7.5 Información documentada, 8.5.2 Identificación y trazabilidad
1. Propósito y alcance
Sección titulada «1. Propósito y alcance»1.1 Qué resuelve
Sección titulada «1.1 Qué resuelve»Emite un certificado laboral (genérico o dirigido a un tercero) sin ventanilla: GH identifica al trabajador, arrastra antigüedad y salario desde la 15.03.05 Matriz de contrato y registra destinatario y correo.
Cada solicitud es un registro nuevo. No sustituye el contrato ni inactiva al colaborador. Si el trabajador no tiene fila en la matriz, antigüedad y salario llegan vacíos: este libro no crea el contrato.
1.2 Dónde y quién
Sección titulada «1.2 Dónde y quién»- Dónde se aplica: Oficina de GH / autoservicio interno.
- Cuándo: Por demanda del trabajador (bancos, arriendos, visados, etc.).
- Quién lo llena: Analista de GH. El trabajador no firma este libro.
- Qué evita: Certificados en Word con salario desactualizado; filas en Excel sin trazabilidad; demora de días en ventanilla.
2. Cómo se usa
Sección titulada «2. Cómo se usa»GH carga la cédula (6 a 10 dígitos). Nombre, cargo y estado (activo / inactivo) salen del 01.02 Directorio de Trabajadores; antigüedad y salario, de la matriz (el salario se puede ajustar). Elige certificado genérico o dirigido, completa destinatario si aplica y el correo de envío. No queda como tarea pendiente. La 15.03.03 Entrevista de retiro va después, al final del ciclo.
3. Qué registra
Sección titulada «3. Qué registra»| Sección | Qué captura | Regla para el usuario | Obligatorio |
|---|---|---|---|
| Trabajador | Cédula, nombre y cargo | 6 a 10 dígitos; a mano si no está en el directorio | Sí |
| Estado | Activo o inactivo en el directorio; fecha del maestro | Útil si ya se retiró y aún pide certificado | — |
| Contrato | Antigüedad y salario | Vienen de la matriz; el salario es editable | — |
| Tipo | Genérico o dirigido | Destinatario si es dirigido | Tipo sí |
| Envío | Correo | Formato de e-mail; puede venir del directorio | — |
4. Se relaciona con
Sección titulada «4. Se relaciona con»- Se apoya en: 01.02 Directorio de Trabajadores; 15.03.05 Matriz de contrato.
- Alimenta o dispara: Servicio durante la relación. No cierra el retiro (15.03.03 Entrevista de retiro es el último paso).
- En el mapa del módulo: Paso 3 — durante la relación.
5. Salidas
Sección titulada «5. Salidas»- Indicadores: Volumen por mes y por tipo (genérico vs dirigido); certificados de personal ya inactivo; salario certificado vs salario de la matriz si se editó.
- Documento / PDF: El despacho por correo, si la empresa lo configura, usa el e-mail del colaborador.
- Tablero: Panel de contratación (en desarrollo).
Valor para el usuario
Sección titulada «Valor para el usuario»- Propuesta de valor: Certificado laboral en minutos, con salario y antigüedad tomados del contrato digital — sin ventanilla.
- Dolor que elimina: El vigilante pierde un día de descanso esperando un PDF en papel membretado.
- Características destacadas:
- Cruce automático con el directorio y con la matriz de contrato.
- Certificado genérico o dirigido a un tercero.
- Correo del colaborador listo para despacho.